Teams

Die vielen anfallenden organisatorischen Aufgaben zum Dienstbetrieb der Abteilung werden von Teams bearbeitet. Jeder Angehörige der Abteilung Sendling ist Mitglied in mindestens einem der Teams:

• TEAM Ausbildung
• TEAM Technik
• TEAM Öffentlichkeitsarbeit
• TEAM IT
• TEAM IuK

Die seit Jahren zunehmenden Aufgabenstellungen sowie die wachsende Belastung durch den Einsatzdienst und die notwendigen Ausbildungen ließen immer deutlicher Probleme hinsichtlich der bislang vorhandenen Organisation der Abteilung erkennen.

Das bisherige Organigramm sah zwar für viele Einzelaufgaben „Ansprechpartner“ oder „Beauftragte“ vor, machte es jedoch erforderlich, jeden Vorgang über die Abteilungsführung laufen zu lassen. Ergebnis dieses Schemas war, dass zwangsläufig die Bearbeitung lange dauerte und ein Flaschenhals bei der Abteilungsführung entstand.

Ist ein „Beauftragter“ aus seinem Amt ausgeschieden, musste zunächst ein Nachfolger gefunden werden, der bereit war, den zusätzlichen hohen persönlichen Zeitaufwand in Kauf zu nehmen. Desweiteren war es erforderlich, den Nachfolgern in die neuen Aufgaben einzulernen. In dieser Zeit wurden die anfallenden Aufgaben nur langsam abgearbeitet und so häufte sich ein Berg von Arbeit an. Für die anfallenden Arbeiten konnte die zum Teil unmotivierte Mannschaft nur noch schwer gewonnen werden. Somit kamen einige engagierte Kameraden an ihre Belastungsgrenze. Weiterhin konnten mit der bestehenden Struktur die Ressourcen in der Mannschaft nicht erkannt werden und so kamen auch nur wenige Vorschläge für Neuerungen und Verbesserungen.

Es musste sich etwas ändern!

Bereits seit mehreren Monaten unterstützte eine Gruppe von technikinteressierten Kameraden in der Abteilung den Gerätewart bei seinen Aufgaben. Aus den gewonnenen sehr positiven Erfahrungen erfolgte der Ansatz für die Problemlösung mit folgenden Vorgaben:

• Bildung eigenverantwortlicher Teams für die fünf Bereiche: Technik, Büro, Ausbildung, Öffentlichkeitsarbeit und IuK-Einheit. Zusätzlich sollte sich ein „Team Projekte“ zeitlich begrenzter, klar definierter und teamübergreifender Aufgabenstellungen annehmen.
• Einvernehmliche Zusammenstellung und klare Abgrenzung der Aufgabenstellungen der Einzelteams.
• Einbindung der Dienstgrade als „erweiterter Führungskreis“ der Abteilung für grundsätzliche Aufgabenstellungen.
• Die Vorstellungen und Erwartungen der gesamten Mannschaft sind im neuen Konzept zu berücksichtigen. Die Innovationsfähigkeit samt Vorschlagswesen ist zu gewährleisten.
• Aufgrund der anstehenden Großveranstaltungen und der dadurch zu erwartenden Sonderbelastung ist die endgültige Konzeption und Einführung der neuen Struktur kurzfristig vorzunehmen.

Folgende Ziele werden durch die neue Struktur erreicht:

• Allgemeine Steigerung der Zufriedenheit in der gesamten Abteilung (Motivation).
• Stärkere Einbindung der gesamten Mannschaft in alle Aufgabenstellungen der Abteilung.
• Einführung eines flexibleren Mitarbeitereinsatzes.
• Einführung eines dynamischen sowie personenunabhängigen Organisations-Systems: Nachwuchskräfte werden an Aufgaben herangeführt.
• Effizientere Erledigung des Tagesgeschäftes.
• Stärkere Einbindung/Verantwortung der Dienstgrade und Nachwuchskräfte.
• Entlastung der Abteilungsführung.

Im Rahmen der auf vier Wochen begrenzten Findungsphase der einzelnen Teams konnte sich nunmehr jeder Angehörige der Abteilung Sendling je nach Interesse und Neigung in mindestens ein Team seiner Wahl einbringen.

Mittlerweile hat sich die neue Organisation der Abteilung Sendling soweit eingelebt, dass niemand mehr darauf verzichten möchte.